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事业单位办公室太累了(助你做好办公室工作)

日期:2021-03-30 09:29:51作者:公务员圈图片:未知人气:+

小李是单位上新来的同事,参加工作后就在办公室工作,由于刚来,许多业务不熟悉,加上各项工作任务繁重,每天经常加班。一天,他向我抱怨:办公室工作太累了,我干不了。言语间,小李已经对工作产生了倦怠感,还有想辞职的冲动。

办公室的工作确实比较繁重,这也难免小李对工作抱怨。前几天,刚好单位领导请了一位工作了多年的办公室主任给大家讲课,主题是如何做好办公室工作。我对培训内容进行了梳理,总结了办公室工作的一些特点,分析了办公室面临的主要难题,并提出了做好办公室工作的几个原则,希望能够对小李有一些启发,同时供大家参考。

一、办公室工作具有哪些特点?

办公室的工作性质决定了办公室就像大内总管一样,什么事情都要管,千头万绪,百事缠身,所以,办公室具有以下特点:

忙碌性。一个单位,最忙的是办公室了。所以,一般各单位的办公室也是人数相对较多的部门,不为什么,主要原因就是太忙了,人少事情办不过来。最先来上班的是办公室的,最后走的也办公室的。因为太忙了,忙来忙去,最后都不知道一天做了些什么。繁杂性。一个单位就像一个家庭一样,一个家庭需要的柴米油盐酱醋茶,到了办公室这里就成为了笔墨纸砚等类似的东西了。用餐接待、会议安排、资料准备、车辆保障、办公设备……太多太多数不过来,特别繁杂,想得到的办公室要做,想不到的办公室也要做。细小性。一方面办公室工作需要谨小慎微,尤其是在办文、办会上,有太多细节需要面对,稍不留神,就容易出错。“细节决定成败”这句话用在办公室工作上再贴切不过,一个字的失误就会千差万别。另一方面,单位上一张纸、一支笔都要办公室来购买,工作特别细小。服务性。办公室工作不但要为领导服务,还要为单位员工和其他人员服务。外来群众来办事办公室要做好解释,上级来检查工作的要做好接待,本单位员工办公设备坏了要请人修缮。总之,就是服务领导、服务群众、服务员工的一个机构。

这些特点,决定了办公室工作复杂性和综合性,由于工作涉及面广,所以办公室工作也容易面临一些问题和困难。

二、办公室工作面临的主要难题

办公室工作容易面临的难题主要有以下几方面:

1.事急。有时候,办公室会面对一些比较急的任务,比如领导临时决定召开的会议以及决定临时开展的一些工作。只要是领导的一句话,办公室就得抓紧准备。俗话说“不打无准备之仗”,面对一些急的事务,办公室准备不充分,就容易出现一些错误,容易让人手足无措。比如,有一次我们单位上领导决定召开一个临时工作会议,办公室中午加班准备会议资料,由于时间仓促,其中一份材料出现了错别字,刚好被领导看到,后来办公室被领导批评了一顿。

2.事多。办公室的事情多,可以说日理万机一点也不夸张。横向上,要和其他各单位有一些业务往来,一些工作需要其他单位的支持和配合,其他单位也会有一些工作需要本单位配合。纵向上,上级单位会安排不少的工作任务,需要接受上级单位的业务安排,而且这些工作安排都需要不打折扣地落实到位。单位内部,还要各种鸡毛蒜皮的小事,统筹处理好各科室之间的各项业务。

3.事难。有些事情比较难办,特别是一些需要综合协调的事情,找这里不行,找那里也不行。有时候一些工作容易产生变化,具有一定的不可控性,一时间难以找到好的解决办法,用一句网络流行语来形容就是“我太难了”。一位办公室主任在聊天时对我透露,一次他们单位筹备一次会议,由于领导比较多,单在参会领导的座牌顺序上就遇到了难题,因为涉及的职务比较多,根本不好排序。

办公室面对的这些难题,要求办公室工作人员必须具备较高的综合能力和素质,掌握科学的工作方法,这样,才能够更好地做好办公室工作。

三、掌握三个原则,助你做好办公室工作

办公室其实是一个综合协调机构,可以通过“三个原则”来做好办公室工作。

第一,学会任务分配,减轻工作量。发挥办公室“中转站”的作用,将任务科学合理地分配给各科室或者办公室工作人员,不要所有的工作都大包大揽。比如,办公室要写年终总结,那么可以把框架或者提纲确定后,分配给各科室,让各科室完善数据和提法,然后再修改完善。这样写出来的总结不但更加全面、数据翔实,而且还减少了办公室的工作量。

第二,建立工作制度,细化工作职责。制定和完善办公室管理办法和制度,充分发挥制度的约束作用,规范大家的日常行为,用制度管人和做事。对工作职责进行细化,分解。把办公室过多的工作任务分解出去。比如办会一般办公室负责,但可以让涉及到的科室牵头负责会议,办公室配合做好相关工作。年初可以制定工作任务目标分解方案,将各项工作职责细分到个人的身上。

第三,分清轻重缓急,提升工作效率。办公室工作要分轻重缓急,不能眉毛胡子一把抓。对于紧急和重要的工作,要在保证质量的前提下,第一时间办理落实。对于不太紧急和次要的任务,要建立工作任务台账,对工作进行排序,一项一项落实,一个一个处理。

虽然办公室工作比较难做,但只要我们找对方法,不断提升工作本领,不断加强学习,最后还是能够把各项工作有效落实到位的。

关于办公室工作,大家有什么好办法?请在评论区支招!

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